Déclaration de protection des données à caractère personnel

1. Responsable du traitement et principes

Le responsable du traitement, Authentic Capital SA, société anonyme, dont le siège social est situé 8, Boulevard Georges-Favon, 1204 Genève, et dont le numéro IDE est CHE-114.999.133 (ci-après, « la Société »), reconnaît l'importance de conserver les données personnelles de ses clients de manière confidentielle et de protéger leur droit à la vie privée. Compte tenu de ses activités et au regard des données collectées, la Société entend appliquer les principes et standards les plus contraignants identifiables en matière de protection des données personnelles.

Par conséquent, toutes données personnelles et informations (ci-après, les « Données ») communiquées dans le cadre de nos services seront traitées de manière licite, loyale, transparente et confidentielle par la Société.

2. Consentement

En contractant aux services offerts par la Société (ci-après, les « Services »), et conformément aux dispositions légales en vigueur, vous reconnaissez et donnez votre accord au fait que, dans le cadre de nos Services, des Données sont ou seront collectées par la Société. Ces Données seront collectées et utilisées pour les seuls besoins des Services offerts par la Société ou de toute relation contractuelle subséquente avec la Société.

Par conséquent, le fait de conclure un mandat avec la Société signifie que vous acceptez la collecte, le traitement (y compris la diffusion et la transmission à des tiers) de Données et adhérez à la présente Déclaration.

3. Fondement et Finalités de la collecte et du traitement des Données

3.1 Fondement

La Personne concernée reconnaît que la collecte et le traitement des Données par la Société est nécessaire à l'exécution du mandat (particulièrement, mandat de gestion discrétionnaire, mandat de conseil) et confié à la Société auquel est partie la Personne concernée en lien avec les Services, mais également en vue de la préservation des intérêts légitimes de la Société et pour l'exécution d'obligations légales incombant à la Société.

3.2 Finalités

Les Données sont collectées et traitées par la Société pour les finalités suivantes (ci-après, une « Finalité ») :

• L'ouverture et tenue de la relation contractuelle avec la Personne concernée ou le début d'une relation d'affaires avec a Société (ci-après, une « Relation d'affaires »), y compris toutes les formalités concernant l'identification des Personnes concernées et de toute personne ou entité sur laquelle la Personne concernée ou un tiers fournit des informations et/ou dont la Société a connaissance d'une autre manière en lien avec la Relation d'affaires (ci-après, une « Personne liée »).
• Tout autre service y relatif fourni par un prestataire de services de la Société et des sous-traitants dans le cadre d'une Relation d'affaires.
• La gestion, l'administration, le placement et la distribution de produits financiers, y compris tous les services annexes liés à ces activités.
• Respect d'obligations légales et réglementaires auxquelles la Société est soumise dans le cadre de réglementations applicables aux intermédiaires financiers suisses (Loi sur le blanchiment d'argent et actes d'application, réglementations financières internationales etc.)
• Gestion de la clientèle de la Société : administration de la clientèle de la Société, facturation des Services, marketing (envoi de newsletters, invitation à des évènements, etc.).

4. Quelles sont les Données collectées ?

4.1 Types de Données

Dans le cadre des Services, la Société est amenée à collecter les données suivantes (liste contemplative, non-exhaustive) auprès de ses contreparties (clients, administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers) :

• Données d'identification : données d'identification personnelle (nom, prénom, titre, numéro fiscal) et données d'identification structurelles (informations relatives à des entités d'investissements).
• Données d'identification émises par des services publics et autres registres : cartes d'identité, passeports, certificat d'incorporation, statuts, registres d'actions.
• Données de localisation : adresses personnelles, professionnelles, relatives à des entités d'investissements.
• Données de communication et d'identification électronique (personnelles et professionnelles) : numéro de téléphone, adresses emails.
• Données financières : numéro d'identification et de comptes bancaires, moyens financiers / fortune, transactions financières.

4.2 Informations collectées directement auprès des Personnes concernées

La Société collecte et enregistre toutes les informations qui lui sont communiquées dans le cadre des Services ou par tout autre moyen dans son système de gestion des relations clientèles (CRM). La Personne concernée peut décider de ne pas communiquer à la Société certaines informations, néanmoins cette décision peut avoir pour effet de priver la Personne concernée de certains Services ou de fonctionnalités offertes dans le cadre des Services.

4.3 Informations collectées auprès de tiers – Sous-traitant

Dans le cadre de ses Services, la Société peut également être amenée à collecter des données auprès de tiers (administrateurs de véhicules privés d'investissements, avocats, banques, autres intermédiaires financiers, liste de sanctions internationales, informations disponibles au public (p. ex. World-Check)). Les Données collectées auprès de tiers sont traitées de la même manière que les Données collectées directement auprès des Personnes concernées (cf. paragraphe 4.2 ci-dessus).

Dans le cadre des informations collectées auprès de tiers, la Société peut être considérée comme sous-traitant de données personnelles, selon la réglementation applicable. Si tel devait être le cas, la Société serait amenée à conclure un contrat de sous-traitance avec les tierces parties concernées visant à assurer le respect de la présente Déclaration.

5. Modalités de traitement des Données

Les Données sont traitées par la Société - ou par des tierces parties sélectionnées en fonction de leur fiabilité et de leurs compétences, ainsi que par des responsables du traitement dûment désignés - uniquement dans le but d'exécuter les Finalités spécifiées au paragraphe 3.2 ci-dessus, principalement par le biais d'outils informatiques, mais aussi sur papier.

La Société conserve les Données pendant le temps nécessaire à l'exécution des Finalités dans le cadre desquelles elles ont été recueillies et conformément aux réglementations applicables dans le cadre des Services (par exemple, dix ans dans le cadre des services bancaires).

6. Profilage

La Société peut évaluer certaines caractéristiques des Personnes concernées et des Personnes liées sur la base de Données traitées automatiquement afin, en particulier, de leur proposer des offres personnalisées et des conseils ou informations sur ses Services. La Société peut également utiliser des technologies lui permettant d'identifier le niveau de risque lié à une Personne concernée ou à l'activité d'une Relation d'affaires.

En revanche, la Société ne recourt pas à la prise de décision automatisée en relation avec une Relation d'affaires, une Personne concernée ou une Personne liée.

7. Connaissance et Transmission des Données

Les Données qui seront transmises à la Société seront connues et utilisées par les salariés de la Société et/ou ses filiales (nationales ou étrangères) avec pour seul objectif d'exécuter les Services qui constituent le motif pour lequel les données ont été collectées. La Société ne vend ni ne loue les Données à aucun tiers.

Enfin, la Société peut être amenée à partager vos données personnelles :

• Pour mettre à votre disposition le Service dont vous avez besoin ;
• Lorsque la loi l'autorise ou l'exige pour rester conforme à un processus juridique valide ;
• Pour protéger et défendre, le cas échéant, les droits ou la propriété de la Société, y compris la sécurité de ses produits et services ;
• Pour protéger la sécurité personnelle, la propriété ou d'autres droits du public, de la Société ou de ses clients ou employés ; ou
• Dans le cadre d'une vente de la totalité ou d'une partie des activités de la Société.

Si, par une obligation légale, la Société est contrainte de divulguer les Données à des tiers, la Société prendra toutes les mesures commercialement raisonnables afin de vous prévenir à l'avance, à moins que la loi ne s'y oppose. Si la Société s'engage dans un processus de fusion, d'acquisition ou de vente d'actifs, la Société respectera la présente Déclaration.

8. Confidentialité, sécurité et protection des Données

La Société s'engage à garantir l'existence de niveaux de protection adéquats des Données, en particulier celles relatives au secret bancaire et à la protection des Données.

9. Droits des Personnes concernées

Conformément à la règlementation applicable, dans le cadre du traitement des Données, les Personnes concernées peuvent exercer les droits suivants concernant leurs données :

• Droit de demander l'accès aux Données conservées ;
• Droit de demander la rectification des Données conservées ;
• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de conservation des Données, droit de demander l'effacement des Données conservées ;
• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données, droit de demander une limitation du traitement des Données conservées ; et
• Sous réserve des dispositions légales applicables en matière de traitement des Données, droit de demander une interdiction du traitement des Données conservées.

Même si une Personne concernée s'oppose au traitement de ses Données, la Société est autorisée à poursuivre ce traitement s'il est (i) légalement obligatoire, (ii) nécessaire à l'exécution du contrat auquel la Personne concernée est partie, (iii) nécessaire à l'exécution d'une mission effectuée dans l'intérêt public ou (iv) nécessaire aux fins d'intérêts légitimes que la Société poursuit, y compris la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

De manière générale, la Personne concernée dispose du droit d'exiger de la Société la protection de ses Données. La Société travaille sans relâche pour se protéger et protéger ses utilisateurs des accès, des altérations, des divulgations ou des destructions non autorisés des informations qui sont détenues. Plus particulièrement :

• La Société respecte cette Déclaration en toutes circonstances par rapport à toutes les Données que la Société collecte à propos de la Personne concernée ;
• La Société limite l'utilisation et la divulgation de vos Données et veille à ce que toute personne avec qui la Société partage ces informations les traite avec la confidentialité et la sécurité qu'elles méritent ; et
• La Société a mis en place des procédures matérielles, techniques et administratives afin de protéger les informations collectées.

L'exercice de tout droit énoncé dans le paragraphe doit se faire conformément aux dispositions du paragraphe 10 (Notices) ci-dessous.

10. Notices

Si vous avez des questions concernant la protection des Données par la Société, vous pouvez nous envoyer un message détaillé à l'adresse la Société (contact@authentic-capital.com) et nous essaierons d'y apporter une solution dans les meilleurs délais.

L'activité de la Société évolue constamment et la présente Déclaration et les Conditions générales de Services peuvent être amenées à changer. Sauf mention contraire, notre Déclaration s'applique à l'utilisation de toutes les informations que nous avons collectées vous concernant.